- RAAS | 9 juni 2026
- 13 minuut leestijd
Hoe onze slimme recruitmenttools op de achtergrond meedraaien
Je ziet onze Inhouse Recruiters wekelijks op locatie. Wat je niet ziet: op de achtergrond draaien er tientallen processen tegelijk. Van sourcing en WhatsApp-contact tot planning, AI-checks en rapportage.
In dit artikel laten we zien hoe onze technologie 24 uur per dag meedraait, zodat we sneller en consistenter leveren.
Wat draait er op de achtergrond?
Schaalbaarheid, transparantie en rapportage maken het verschil. Alle instroom komt samen in Carerix, ons ATS, zodat iedereen met dezelfde informatie werkt. AI controleert direct op volledigheid, kwaliteit en taal. Onze WhatsApp-flow haalt ontbrekende gegevens op, geeft duidelijke updates en verzorgt een nette afwijzing of vervolgstap. Afspraakplanning en herinneringen voorkomen stilstand. Onze realtime dashboards laten per kanaal zien wat werkt en waar we moeten bijsturen.
AI en automatisering als hulpmiddel voor onze Recruiters
De vacature-inventarisatie
• Opname van het intakegesprek
• Automatische bevestigingsmail en vacaturebriefing
• Arbeidsmarktrapportages
Met toestemming nemen we het intakegesprek op en uploaden we het audiobestand. De opname wordt volledig getranscribeerd en samengevat in actiepunten. Denk aan harde eisen, context van het team, pullfactoren en tempo-afspraken.
Op basis van de transcriptie staan er direct twee concepten klaar: een bevestigingsmail voor de gesprekspartner en een ruwe vacaturebriefing met kernwoorden en must-haves. Tegelijk vragen we arbeidsmarktrapportages op, zoals zoekvolume, concurrentie en salarisranges. Zo staat het speelveld vanaf het begin scherp.
Het schrijven van de vacaturetekst
Vanuit de vacaturebriefing maken we een eerste concepttekst. AI helpt om structuur, tone-of-voice, doelgroep en zoekwoorden scherp te krijgen. De recruiter controleert daarna of de tekst inhoudelijk klopt, aansluit bij de klant en voldoende onderscheidend is voor de doelgroep.
De publicatie van de vacaturetekst
Zodra de tekst staat, gebruiken we automatisering om publicatie en distributie sneller te organiseren. Denk aan het klaarzetten van vacatureteksten, het controleren van velden en het verspreiden via de juiste kanalen. Zo blijft de recruiter minder tijd kwijt aan handwerk en meer tijd aan inhoud en kandidaatcontact.
De zoektocht naar nieuwe kandidaten
AI en tooling helpen om sneller geschikte kandidaten te vinden, profielen te vergelijken en relevante informatie samen te brengen. De recruiter blijft eigenaar van de beoordeling, maar krijgt sneller inzicht in wie mogelijk past en welke kandidaten extra aandacht verdienen.
De eerste intake met een kandidaat
Tijdens de eerste intake helpt automatisering bij het verzamelen van basisinformatie, beschikbaarheid, documenten en vervolgstappen. Daardoor kan de recruiter sneller schakelen en blijft de kandidaat beter op de hoogte van het proces.
Rapportage en bijsturing
In dashboards zien we wat er gebeurt: hoeveel kandidaten reageren, via welke kanalen ze binnenkomen, waar mensen afhaken en welke acties nodig zijn. Zo sturen we niet op gevoel, maar op data. De recruiter gebruikt die inzichten om campagnes, vacatureteksten en processtappen continu te verbeteren.
Onze collega Elysia die 24/7 doorwerkt
Zodra een sollicitatie via een passief kanaal binnenkomt, starten automatische communicatie en beoordeling. Dat gebeurt via twee samenwerkende flows: WhatsApp en AI. WhatsApp zorgt voor snelheid en compleetheid. AI beoordeelt consistent en uitlegbaar. De recruiter houdt de regie, beslist bij twijfel en heeft altijd het laatste woord over afwijzen. Zo combineren we vaart met zorgvuldigheid.
Zo werken WhatsApp en AI samen
De WhatsApp-flow start normaal gesproken een aantal minuten na het aanmaken van de kandidaat, mits de bron passief is en er een mobiel nummer aanwezig is.
1. De introductie
We beginnen met een kort bericht waarin we vragen of de kandidaat wil schakelen via WhatsApp. Antwoordt iemand met ja, dan gaat de flow verder. Bij nee of stop beëindigen we het gesprek direct en schakelen we over op e-mail of telefoon.
2. Controlevragen die ertoe doen
Vervolgens stellen we een paar gerichte controlevragen. Dit zijn vragen waarop een afwijzing gebaseerd kan worden, zoals beschikbaarheid, reistijd of een harde eis uit de intake. Bij een negatieve uitkomst volgt een nette afwijzing met korte uitleg, die altijd goedgekeurd moet worden door de recruiter. Bij groen licht gaat de flow door.
3. Cv en motivatie compleet maken
Is er nog geen cv of motivatie, dan vraagt de flow die direct uit. De kandidaat kan het cv via de mobiele telefoon uploaden in de chat. Het document wordt automatisch opgeslagen in Carerix, uitgelezen naar tekst en klaargezet voor de AI-beoordeling. Dat scheelt heen en weer mailen en versnelt de screening.
4. Check op taalniveau
Met een korte opdracht testen we of het taalniveau past bij de functie en het klantcontact. Als het niveau lager is dan gewenst, passen we de toon van de communicatie aan en krijgt de recruiter een signaal om dit mee te wegen in de beoordeling.
5. Profiel checken en beoordelen met AI
Parallel hieraan loopt de AI-flow. Als er een cv is meegestuurd, probeert Carerix binnen een paar minuten de inhoud te lezen en om te zetten naar tekst. Direct daarna start de AI-flow. Deze AI-flow maakt gegevens schoon en anonimiseert, beoordeelt consistent en zet de juiste vervolgstap klaar, terwijl de recruiter altijd het laatste woord houdt over afwijzen.
6. Automatische uitnodiging plannen
Voldoet het profiel aan de drempels, dan ontvangt de kandidaat automatisch een link om een gesprek te plannen via de agenda van de recruiter. Het gekozen moment verschijnt direct in de agenda’s van recruiter en kandidaat en de status wordt bijgewerkt in Carerix. Reageert iemand niet, dan volgt een vriendelijke reminder.
7. Reminders en voorbereiding
Voor het eerste gesprek bij de klant sturen we een reminder met praktische tips. Denk aan locatie, voorbereiding en wat mee te nemen. Ook de recruiter krijgt een korte checklist. Dit verlaagt no-shows en zorgt voor een strak eerste gesprek.
Privacy, veiligheid en fairness
We werken volgens dataminimalisatie en anonimiseren bij screening. Gegevens bewaren we niet langer dan noodzakelijk of wettelijk vereist. Kandidaten hebben recht op inzage, correctie, verwijdering en dataportabiliteit. Toegangsbeheer is ingericht op need to know en belangrijke acties worden gelogd. Beoordelingen zijn consistent en uitlegbaar. Menselijk toezicht is standaard en de recruiter beslist altijd over afwijzen.