Vier jaar geleden begonnen we bij RAAS met een ambitieus doel: ons recruitmentproces slimmer, efficiënter en schaalbaarder maken. Inmiddels hebben we ruim 1.700 uur aan administratieve werkzaamheden per jaar bespaard. Maar de belangrijkste ontdekking? Hoe meer we automatiseren, hoe belangrijker de menselijke kant van recruitment wordt.
Tijdens ons webinar ‘+4 jaar AI-praktijk: lessen voor elke recruitmentfase’ deelden we hoe we AI en automatisering inzetten, welke resultaten we daarmee behalen en wat we onderweg hebben geleerd.
In dit artikel nemen we je mee in onze aanpak. Van de eerste vacature-intake tot het analyseren van recruitmentresultaten.
Van weerstand naar slimmer recruitment
Toen we vier jaar geleden begonnen met het automatiseren van ons recruitmentproces, was niet iedereen direct enthousiast.
Dat is ook begrijpelijk. Automatisering verandert de manier waarop recruiters werken. Taken die jarenlang handmatig werden uitgevoerd, kunnen ineens door systemen worden overgenomen.
We ontdekten al snel dat succesvolle automatisering niet begint bij technologie, maar bij de mensen die ermee moeten werken.
Daarom hebben we onze recruiters actief betrokken bij het ontwikkelen en verbeteren van processen. Binnen expertisegroepen denken collega’s mee over welke werkzaamheden efficiënter kunnen en waar persoonlijk contact juist essentieel blijft.
Onze belangrijkste les?
Automatiseer niet omdat het kan, maar omdat het daadwerkelijk iets toevoegt.
Dat betekent ook dat we onderscheid maken tussen automatisering en AI. Niet iedere verbetering vraagt om kunstmatige intelligentie. Soms levert een eenvoudige koppeling tussen systemen al een enorme tijdsbesparing op.
Het doel is hetzelfde: repetitieve werkzaamheden verminderen, processen uniformer maken en recruiters meer tijd geven voor de activiteiten waarmee ze echt het verschil maken.
Experimenteren met AI is nog geen integreren
AI wordt steeds vaker ingezet binnen recruitment. Maar hoeveel organisaties hebben AI daadwerkelijk geïntegreerd in hun dagelijkse processen?
Tijdens ons webinar vroegen we deelnemers hoe ver hun organisatie is met recruitmentautomatisering en AI.
De resultaten:
- 55% experimenteert met AI of automatisering.
- 32% onderzoekt de mogelijkheden.
- 9% gebruikt het nog helemaal niet.
- 5% geeft aan AI volledig te hebben geïntegreerd.
De uitkomsten laten zien dat veel organisaties de mogelijkheden inmiddels ontdekken, maar dat volledige integratie nog een uitdaging is.
En dat herkennen we.
Een AI-tool aanschaffen is relatief eenvoudig. De technologie structureel onderdeel maken van je recruitmentproces vraagt veel meer.
Je moet processen opnieuw bekijken, medewerkers meenemen in veranderingen en bepalen waar automatisering daadwerkelijk waarde toevoegt.
Daarom adviseren we organisaties om niet vanuit beschikbare tools te denken, maar vanuit hun eigen recruitmentproces.
Waar verlies je tijd? Waar ontstaan fouten? En welke werkzaamheden kunnen slimmer worden ingericht?
Pas wanneer je dat weet, kun je bepalen welke technologie je nodig hebt.
De recruiter van de toekomst krijgt een andere rol
Betekent automatisering dat recruiters uiteindelijk overbodig worden?
Wij denken van niet.
Wat wel verandert, is de inhoud van het werk.
Waar recruiters traditioneel veel tijd besteden aan administratieve werkzaamheden, sourcing en screening, ontstaat steeds meer ruimte voor strategische activiteiten.
Denk aan doelgroepanalyses, arbeidsmarktadvies, stakeholdermanagement en het verbeteren van recruitmentprocessen.
Tijdens ons webinar vroegen we deelnemers welke vaardigheden volgens hen steeds belangrijker worden.
Het stellen van de juiste vragen, stakeholdermanagement en markt- en businessinzicht werden het vaakst genoemd.
Dat sluit aan bij wat we zelf ervaren.
AI kan ons helpen om informatie te verzamelen, patronen te herkennen en werkzaamheden uit te voeren. Maar begrijpen waarom een kandidaat een bepaalde keuze maakt, wat een hiring manager werkelijk nodig heeft of hoe je een doelgroep overtuigt, blijft mensenwerk.
De recruiter verdwijnt niet, maar moet zich wel blijven ontwikkelen.
Onze aanpak: automatiseren in vijf recruitmentfases
Om automatisering structureel toe te passen, hebben we ons recruitmentproces opgedeeld in vijf fases:
- Start: inventarisatie, doelgroepanalyse en recruitmentstrategie.
- Launch: vacaturemarketing en het bereiken van de juiste kandidaten.
- Connection: sollicitaties verwerken, kandidaten screenen en selecteren.
- Onboarding: nieuwe medewerkers begeleiden naar hun eerste werkdag.
- Insights: recruitmentdata analyseren en processen optimaliseren.
Binnen iedere fase kijken we welke werkzaamheden geautomatiseerd kunnen worden en waar menselijke expertise noodzakelijk blijft.
Hieronder laten we zien hoe we dat in de praktijk toepassen.
1. Start: een goede recruitmentstrategie begint bij de basis
Een succesvol recruitmentproces begint met een goede inventarisatie.
Wat zoekt de organisatie precies? Welke competenties zijn noodzakelijk? Wat maakt de functie aantrekkelijk? En waarom zou iemand voor deze werkgever kiezen?
Om die informatie goed vast te leggen, werken we met een uniform digitaal inventarisatieformulier.
Onze recruiters nemen intakegesprekken op en laten deze automatisch transcriberen. De informatie wordt vervolgens verwerkt in ons recruitmentsysteem.
Hierdoor hoeven recruiters niet langer alle informatie handmatig uit te schrijven en kunnen ze zich volledig richten op het gesprek.
De technologie verwerkt de informatie. De recruiter stelt de juiste vragen.
Van doelgroepanalyse naar overtuigende vacatureteksten
Op basis van de inventarisatie onderzoeken we welke kandidaten interessant zijn en wat hen motiveert om van baan te veranderen.
Daarbij kijken we niet alleen naar de functie-eisen, maar ook naar de verschillende subdoelgroepen.
Een ervaren specialist kan immers andere redenen hebben om van baan te veranderen dan iemand die aan het begin van zijn carrière staat.
Met behulp van AI kunnen we doelgroepanalyses vertalen naar persona’s en verschillende versies van vacatureteksten.
Daarbij werken we met vaste schrijfwijzers, zodat teksten aansluiten bij de tone of voice en werkgeverspositionering van onze opdrachtgever.
De uiteindelijke beoordeling blijft bij onze recruiters en marketeers.
Zij bepalen welke argumenten daadwerkelijk overtuigend zijn en of de teksten aansluiten bij de praktijk.
Praktijkvoorbeeld: 52% kortere time-to-hire
Bij een internationale softwareorganisatie met specialistische IT-vacatures zagen we hoe belangrijk een goede basis is.
De organisatie werkte met verschillende externe wervingsbureaus en had te maken met hoge recruitmentkosten en versnipperde processen.
We begonnen met het centraliseren van recruitment en het analyseren van de arbeidsmarkt.
Uit de doelgroepanalyse bleek onder andere dat een groot deel van de interessante kandidaten Engelstalig was. Door de wervingsstrategie daarop aan te passen, konden we een aanzienlijk grotere doelgroep bereiken.
Daarnaast brachten we de werkgeverspropositie scherper in beeld en ontwikkelden we een gerichte werken-bijpagina.
Het resultaat:
- 52% kortere time-to-hire.
- 22 nieuwe medewerkers in twee jaar.
- Een cost per hire van €6.200, tegenover circa €19.000 via traditionele werving- en selectiebureaus.
Dit resultaat kwam niet voort uit één specifieke AI-tool, maar uit een combinatie van recruitmentstrategie, uniforme processen en slimme automatisering.
2. Launch: bereik vanaf dag één de juiste doelgroep
Een vacature publiceren en vervolgens afwachten of er sollicitaties binnenkomen, is geen recruitmentstrategie.
Toch zien we in de praktijk dat organisaties regelmatig beginnen met één vacaturesite en pas andere kanalen inzetten wanneer de resultaten achterblijven.
Wij pakken dat anders aan.
Al tijdens de inventarisatie bepalen we welke kanalen het meest geschikt zijn om de doelgroep te bereiken.
Dat kunnen vacaturesites zijn, maar ook LinkedIn, Google, socialmediacampagnes of actieve sourcing.
Daarbij kijken we naar de doelgroep, de concurrentie op de arbeidsmarkt en de aantrekkelijkheid van de functie.
Iedere doelgroep vraagt om een eigen boodschap
Een goede vacaturecampagne draait niet alleen om zichtbaarheid.
Je moet ook begrijpen waarom iemand voor een functie zou kiezen.
Daarom onderzoeken we de drijfveren van verschillende doelgroepen en vertalen we die naar gerichte campagnes.
We gebruiken AI om analyses en contentproductie te ondersteunen, maar bepalen zelf welke boodschap en welk beeldmateriaal het beste aansluiten.
Vooral bij socialmediacampagnes zien we hoe belangrijk authentieke content is.
Een herkenbare werkomgeving, echte medewerkers en concrete arbeidsvoorwaarden overtuigen vaak meer dan algemene teksten en stockfoto’s.
Wat automatiseren we?
Binnen deze fase automatiseren we voornamelijk het publiceren en beheren van vacatures.
Vanuit ons recruitmentsysteem kunnen we vacatures automatisch op verschillende vacaturesites plaatsen, waarbij de teksten worden aangepast aan het betreffende kanaal.
Ook het opnieuw publiceren van vacatures kan automatisch verlopen.
Hierdoor besteden we minder tijd aan handmatige publicaties en meer tijd aan het ontwikkelen en optimaliseren van campagnes.
Praktijkvoorbeeld: 176 sollicitaties, maar slechts 3 aannames
Voor een organisatie in de thuiszorg ontwikkelden we een recruitmentmarketingstrategie gericht op studenten die op zoek waren naar een bijbaan.
We gingen in gesprek met medewerkers om te ontdekken waarom zij voor deze werkgever hadden gekozen.
Daaruit kwamen drie belangrijke drijfveren naar voren.
Op basis daarvan ontwikkelden we verschillende vacatureteksten, landingspagina’s en campagnes voor social media, vacaturesites en bijbaanplatforms.
De campagne leverde het volgende op:
- 176 sollicitaties.
- 45% van de sollicitanten voldeed na een eerste screening aan de functie-eisen.
- Uiteindelijk werden 3 kandidaten aangenomen.
Op het eerste gezicht lijkt dat misschien een tegenvallend resultaat.
Maar juist deze case leverde ons een belangrijke les op.
De campagnes zorgden voor voldoende kwalitatieve instroom. De grootste uitdaging zat verderop in het recruitmentproces.
Door de conversie tussen de verschillende stappen te analyseren, ontdekten we waar kandidaten uitvielen.
De belangrijkste les: meer sollicitaties leveren niet automatisch meer aannames op.
Wanneer je alleen vacaturemarketing optimaliseert, maar de rest van het recruitmentproces niet meeneemt, blijven resultaten achter.
Daarom kijken we altijd naar de volledige recruitmentfunnel.
3. Connection: automatiseer administratie, niet de persoonlijke selectie
De grootste tijdsbesparing realiseren we binnen de fase waarin sollicitaties binnenkomen en kandidaten worden beoordeeld.
Sollicitanten komen via verschillende kanalen binnen. Denk aan vacaturesites, LinkedIn, onze eigen landingspagina’s en socialmediacampagnes.
Voorheen kostte het veel tijd om alle informatie te verzamelen en handmatig in ons recruitmentsysteem te verwerken.
Inmiddels hebben we dit proces grotendeels geautomatiseerd.
Alle sollicitaties op één centrale plek
Via koppelingen tussen verschillende systemen worden sollicitaties automatisch verwerkt in ons Applicant Tracking System (ATS).
Dat zorgt ervoor dat recruiters altijd vanuit één centrale omgeving kunnen werken.
Vervolgens starten automatisch verschillende administratieve processen.
Zo ontvangen kandidaten via WhatsApp een bericht waarin we ontbrekende informatie opvragen.
Dat kan bijvoorbeeld een cv zijn of aanvullende informatie over opleiding en werkervaring.
Binnengekomen cv’s worden automatisch uitgelezen en gekoppeld aan het juiste kandidaatprofiel.
Kandidaten die voldoen aan vooraf vastgestelde objectieve selectiecriteria, kunnen vervolgens automatisch worden uitgenodigd om een gesprek in te plannen.
Waar trekken we de grens?
Hoewel we een groot deel van de administratie automatiseren, blijft persoonlijke screening voor ons essentieel.
Een systeem kan uitstekend controleren of iemand beschikt over een vereist diploma of specifieke werkervaring.
Maar daarmee weet je nog niet waarom iemand een nieuwe baan zoekt.
Wat vindt de kandidaat belangrijk? Welke verwachtingen heeft iemand van een werkgever? En sluit de functie daadwerkelijk aan bij zijn of haar ambities?
Dat zijn vragen die onze recruiters persoonlijk bespreken.
Ook kandidaten die niet direct binnen de vooraf ingestelde selectiecriteria vallen, worden waar nodig door onze recruiters beoordeeld.
We gebruiken automatisering om sneller tot een goed gesprek te komen, niet om dat gesprek te vervangen.
Praktijkvoorbeeld: van 95 naar 13 uur administratief werk
Voor een landelijke organisatie in de inspectiebranche ondersteunden we een grootschalig recruitmentproject.
Binnen acht weken moesten meerdere nieuwe medewerkers worden geworven.
We ontwikkelden verschillende campagnes voor specifieke subdoelgroepen en richtten het sollicitatieproces zo in dat meerdere recruiters op dezelfde manier konden werken.
Daarbij automatiseerden we onder andere:
- Het verzamelen en verwerken van sollicitaties.
- Het opvragen en uitlezen van cv’s.
- Het controleren van objectieve selectiecriteria.
- Het inplannen van gesprekken.
- Het voorstellen van kandidaten aan hiring managers.
- Een groot deel van de communicatie met sollicitanten.
Zonder automatisering zouden deze administratieve werkzaamheden naar schatting 95 uur hebben gekost.
Dankzij onze geautomatiseerde werkwijze brachten we dat terug naar 13 uur.
Dat betekent een tijdsbesparing van ruim 86%.
De vrijgekomen tijd konden onze recruiters besteden aan persoonlijk contact met kandidaten en intensieve afstemming met de betrokken leidinggevenden.
Dat bleek belangrijk, omdat de gewenste kandidatenprofielen gedurende het project regelmatig veranderden.
Door continu in gesprek te blijven met de organisatie, konden we onze campagnes en selectiecriteria snel aanpassen.
Het aannamepercentage kwam uiteindelijk uit op 44%.
4. Onboarding: automatisering creëert ruimte voor persoonlijke aandacht
Ook nadat een kandidaat is aangenomen, kan automatisering veel werk uit handen nemen.
Denk aan het informeren van de IT-afdeling, het klaarzetten van benodigde materialen en het inplannen van kennismakingen.
Dit zijn werkzaamheden die belangrijk zijn, maar niet allemaal handmatig hoeven te worden uitgevoerd.
Door deze processen te automatiseren, ontstaat er meer ruimte voor de persoonlijke begeleiding van nieuwe medewerkers.
Want uiteindelijk draait een goede onboarding niet om het afvinken van administratieve taken.
Het gaat erom dat iemand zich welkom voelt, weet wat er verwacht wordt en zich verbonden voelt met de organisatie.
Automatiseer de praktische voorbereiding, zodat er meer tijd overblijft voor een persoonlijk welkom.
5. Insights: gebruik data om je recruitmentproces te verbeteren
De laatste fase is misschien wel een van de belangrijkste.
Want hoe weet je of je recruitmentstrategie daadwerkelijk werkt?
Daarvoor heb je betrouwbare data nodig.
Binnen ons recruitmentproces verzamelen we gegevens over onder andere sollicitaties, kandidaatkwaliteit, doorlooptijden, conversies en de prestaties van verschillende wervingskanalen.
Door deze informatie centraal vast te leggen, kunnen we analyseren waar het recruitmentproces goed verloopt en waar kandidaten uitvallen.
Data laat zien waar je moet verbeteren
Stel dat een campagne veel sollicitaties oplevert, maar nauwelijks aannames.
Dan kun je ervoor kiezen om meer advertentiebudget in te zetten.
Maar misschien ligt het probleem helemaal niet bij de campagne.
Mogelijk duurt de selectieprocedure te lang, sluiten de verwachtingen van kandidaten niet aan of worden geschikte sollicitanten onvoldoende snel opgevolgd.
Door de volledige recruitmentfunnel te analyseren, kunnen we gerichter bepalen waar verbetering nodig is.
AI kan ons ondersteunen bij het verwerken en interpreteren van gegevens.
Maar het bepalen van de juiste vervolgstappen blijft mensenwerk.
Een recruiter kent immers de context van de organisatie, de arbeidsmarkt en de specifieke vacature.
Data vertelt je wat er gebeurt. Recruitmentexpertise helpt je begrijpen waarom.
Wat heeft vier jaar automatiseren ons opgeleverd?
Door onze recruitmentprocessen de afgelopen jaren stap voor stap te verbeteren, hebben we inmiddels een groot deel van de terugkerende administratieve werkzaamheden geautomatiseerd.
Over onze opdrachtgevers en interne recruitmentactiviteiten samen realiseerden we in één jaar:
1.700 uur tijdsbesparing op administratieve werkzaamheden.
Dat komt neer op een vermindering van 85% binnen de gemeten werkzaamheden.
Vooral bij grootschalige recruitmentprojecten, waar veel sollicitaties binnenkomen, levert dit een aanzienlijke tijdsbesparing op.
Maar voor ons zit de grootste winst niet alleen in het aantal bespaarde uren.
Die zit vooral in wat we met de vrijgekomen tijd kunnen doen.
Onze recruiters hebben meer ruimte om kandidaten persoonlijk te spreken, hiring managers te adviseren en recruitmentstrategieën continu te verbeteren.
En dat is precies waar wij de meeste waarde toevoegen.
Onze belangrijkste lessen na vier jaar AI en automatisering
In vier jaar tijd hebben we veel geëxperimenteerd met verschillende tools, koppelingen en werkwijzen.
Niet alles werkte direct zoals verwacht.
Juist daardoor hebben we geleerd welke uitgangspunten belangrijk zijn voor organisaties die zelf met recruitmentautomatisering aan de slag willen.
1. Begin bij je proces, niet bij een tool
Breng eerst in kaart welke werkzaamheden veel tijd kosten en waar fouten of vertragingen ontstaan.
Bepaal vervolgens welke onderdelen je kunt verbeteren.
Pas daarna kies je de technologie die daarbij past.
2. Zorg voor een uniforme werkwijze
Automatisering werkt het beste wanneer processen op een consistente manier worden uitgevoerd.
Gebruik daarom vaste inventarisatieformulieren, screeningscriteria en communicatiesjablonen.
Zo creëer je een betrouwbare basis waarop je verder kunt automatiseren.
3. Betrek je recruiters bij veranderingen
De mensen die dagelijks met het recruitmentproces werken, weten vaak precies waar verbeteringen mogelijk zijn.
Gebruik die kennis.
Door recruiters actief te betrekken, vergroot je niet alleen het draagvlak, maar ontwikkel je ook processen die daadwerkelijk aansluiten bij de praktijk.
4. Optimaliseer de volledige recruitmentfunnel
Meer sollicitaties betekenen niet automatisch meer aannames.
Analyseer daarom iedere stap van het proces, van de eerste kennismaking met je werkgeversmerk tot de uiteindelijke aanname.
Zo voorkom je dat je investeert in extra instroom terwijl kandidaten verderop in het proces afhaken.
5. Houd de menselijke kant centraal
Niet alles wat technisch mogelijk is, moet je ook willen automatiseren.
Persoonlijke aandacht, het begrijpen van drijfveren en het adviseren van organisaties blijven belangrijke onderdelen van recruitment.
Gebruik technologie vooral om ruimte te creëren voor deze werkzaamheden.
Zelf aan de slag met AI in recruitment?
Je hoeft niet direct je volledige recruitmentproces te automatiseren.
Ons advies is om klein te beginnen.
Pak bijvoorbeeld één vacature en breng het huidige proces in kaart.
Kijk hoe de inventarisatie verloopt, hoe je kandidaten bereikt, welke administratieve werkzaamheden veel tijd kosten en waar sollicitanten uitvallen.
Kies vervolgens één onderdeel dat je wilt verbeteren.
Wanneer de basis goed staat, kun je stap voor stap verder bouwen.
Want succesvolle recruitmentautomatisering draait niet om zoveel mogelijk technologie inzetten. Het draait om slimmer recruitment, met meer ruimte voor de mens.
Benieuwd hoe wij AI en automatisering inzetten?
Tijdens ons webinar ‘+4 jaar AI-praktijk: lessen voor elke recruitmentfase’ laten we zien hoe onze processen werken, welke tools we gebruiken en welke resultaten we daarmee behalen.
Bekijk het volledige webinar terug
Wil je ontdekken waar binnen jouw recruitmentproces mogelijkheden liggen om slimmer te werken?
